國(guó)家保密局網(wǎng)站>>政策法規(guī)>>部門規(guī)章

機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定

2018年11月02日    來源:政策法規(guī)司【字體: 打印

國(guó)家檔案局令

第13號(hào)

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》已經(jīng)國(guó)家檔案局局長(zhǎng)辦公會(huì)議審議通過,現(xiàn)予公布,自2019年1月1日起施行。

局長(zhǎng) 李明華         

  2018年10月11日       

機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國(guó)家檔案資源,為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。

國(guó)家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí),以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查,詢問有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。

中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí),應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。

第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。

機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。

第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。

檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi),檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi),檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。

第二章 機(jī)構(gòu)和人員

第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu),下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。

第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。

經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意,辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員,承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心,由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是:

(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作規(guī)章制度,并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;

(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;

(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,執(zhí)行年度報(bào)告制度,定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案;

(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),開展檔案宣傳、教育活動(dòng);

(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門或個(gè)人,向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人,向機(jī)關(guān)提出處理建議。

第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍,嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。

第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員,且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景,并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。

第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第三章 基礎(chǔ)設(shè)施

第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。

檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。

縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時(shí),可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。

閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求,適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量 年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m?/萬卷(或10萬件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m?測(cè)算。

整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。

檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護(hù)。

檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

檔案庫房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m?或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。

保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門,配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。

第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。

縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第四章 管理要求

第一節(jié) 一般規(guī)定

第二十三條 機(jī)關(guān)檔案包括:

(一)文書、科技(科研、基建、設(shè)備)、人事、會(huì)計(jì)檔案;

(二)機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;

(六)其他檔案。

前款(一)(二)(三)項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的,維持原全宗不變。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容,編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。

第二十五條 機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整,整理規(guī)范有序,保管安全可靠,鑒定準(zhǔn)確及時(shí),利用簡(jiǎn)捷方便,開發(fā)實(shí)用有效。

涉及國(guó)家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。

第二節(jié) 形成與收集

第二十六條 機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時(shí),應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

第二十七條 機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料,交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。

機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。

第二十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂,經(jīng)重新審查同意后施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。

機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。

第二十九條 文書檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。

照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。

其他門類檔案收集范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十條 電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。

第三節(jié) 整理與歸檔

第三十一條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng),便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定,應(yīng)當(dāng)保持一致,不得隨意變動(dòng)。

機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,有專門規(guī)定的,從其規(guī)定。

第三十二條 機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用,逐步推進(jìn)卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理?萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

第三十三條 機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)指代單一,體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求,不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì)計(jì)(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設(shè)置一級(jí)門類代碼,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級(jí)門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級(jí)門類代碼。

第三十四條 機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具,滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。

機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。

第三十五條 機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后,應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的,應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。

歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的,還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù),記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的,若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章,且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的,紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。

滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件,以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。

第四節(jié) 保管與保護(hù)

第三十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練,以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

第三十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。

第三十九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫房溫濕度,根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備,確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵,保持庫房清潔;定期采取措施,防治鼠蟲霉等。

第四十條 機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查,定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理,并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

第四十一條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整,盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作,必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份,做出修復(fù)說明。

第四十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品,避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

第五節(jié) 鑒定與銷毀

第四十三條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行,由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持,檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展,必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)<覅⑴c。

鑒定結(jié)束后,應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對(duì)確無保存價(jià)值的檔案,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。

第四十四條 經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。

(一)機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容,按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn);

(二)機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見;

(三)機(jī)關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作,并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

第四十五條 檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行。

電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的,除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外,還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù),并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)。

涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第六節(jié) 利用與開發(fā)

第四十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作,建立健全檔案利用制度,根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式,規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對(duì)外提供利用的,需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù),進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定,及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作,采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集,以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式,發(fā)揮檔案價(jià)值。

全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。

第四十九條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法,擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。

第七節(jié) 統(tǒng)計(jì)與移交

第五十條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,支持以可視化方式顯示,便于統(tǒng)計(jì)分析。

第五十一條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào),匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告,報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門、上級(jí)檔案部門。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析,為決策提供參考。

第五十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。

機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前,應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作,并提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交,也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò),不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

電子檔案移交后,機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的,應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。

第五十四條 機(jī)關(guān)撤銷或合并的,檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。

(一)撤銷機(jī)關(guān)的檔案,應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的,其檔案不得分散,可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;

(三)一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān),其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;

(四)機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的,其檔案由主管機(jī)關(guān)代管,屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設(shè)

第五十五條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作,將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。

機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通,資源共享共用。

第五十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè),統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。

第五十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制,有序開展檔案數(shù)字化工作。

檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求,數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全,數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

第五十八條 紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行,錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別,將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息,便于檢索和開發(fā)利用。

第五十九條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。

第六十條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲(chǔ)設(shè)備。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。

機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的,其計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲(chǔ)管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求,在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作,實(shí)施預(yù)歸檔。

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn),分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的,應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求,元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整,滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館要求。

第六十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置在線存儲(chǔ)系統(tǒng)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案,定期掃描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。

第六十五條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗,采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的,應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略,轉(zhuǎn)換與遷移活動(dòng)應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

第六十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作,采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第六十七條 有下列情形之一的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門,或由本單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績(jī)的;

(二)檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;

(三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;

(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的;

(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng),表現(xiàn)突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,由有關(guān)主管部門對(duì)機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

(一)機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;

(二)機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門,未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有,拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的;

(五)拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行。

第七十條 本規(guī)定自2019年1月1日起施行。